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机要文件管理与使用办法
2013-04-26 09:53   审核人:   (点击: )

机要文件管理与使用办法

 

津中医办发20071

一、收文

(一)机要室通过机要交换渠道接收的文件,主要有:

1.中央文件:中发、中办发、中办厅字、中办通报、中办发电。

2.天津市文件:津党发、津党办发、津党任、天津情况、津党保、情况通报、津政发、津政办发、津政人、市政府令、政务通报等。

3.其他国家机关内部刊物。

(二)收到文件后,首先检查文件袋有无破损,如有破损应视情况轻重,向来文单位说明,然后再拆封。

(三)文件应及时拆封,清点文件份数和份号,核对文件有无错投,如发现问题,及时向市委机要处查询。

(四)登记。首先应认真阅读文件,了解文件内容,再将文件按不同属类分别登记在收文本上,对日期、文号、份号、秘级、份数、发文单位、文件级别、文件内容、阅文人员、发放范围逐一进行登记。

二、文件阅读范围

(一)地师级文件:党委书记、校长。

(二)县团级文件:校党政领导,附院党委、各总支、直属党支部。

(三)内部刊物:发至附院党委、各总支、直属党支部。

三、送阅

(一)传阅机要文件由机要秘书负责分送校党委正副书记、正副校长、党委常委和学校领导批示需阅读文件的同志及办理其他事项。并掌握文件传阅速度和文件去向。

(二)送阅文件时,首先把要送的文件按轻重缓急逐一录入计算机,打印出阅文单,放在文件夹首页,下面文件按阅单顺序放置。先送正职和主管领导,再依序传阅。

(三)收到急件和绝密件立即送主管校领导。

(四)领导传阅文件退还时,应对照“阅文单”清理查看顺序,有领导批示的文件要及时落实。

(五)机要文件未经制文部门同意不得翻印、复印。确因工作需要,经市委办公厅同意,才能复印,复印件按原件管理办法进行管理。

四、发文

(一)下发文件要在发文单上顺序登记文号、份号,并将每个单位要领的文件按编排顺序敛齐写上单位,做好准备。

(二)与领取文件的同志一同当面点清文件,严格履行签字手续。

(三)机要文件应由专人领取、保管。

五、借阅

(一)凡借阅文件一律在借阅登记本上填写借文时间、文件名称、文号、份号,借文人签名后方可借出文件。

(二)借阅文件一般 7 10 天,超期要及时催还。

(三)手续完备。文件归还时,经核对无误,当面注销。

六、文件的清退

(一)市委机要交通处每季度发放文件核对表,核对收到的文件是否与发出的文件一致,发现问题要及时向市委机要处查询。

(二)每年填好市委发的《文件清退表》请主管主任签字,加盖党委办公室印章后,在市委规定的时间内把表和绝密件送回市委机要交通处。

(三)每年三月份,根据上一年机要室发给各院系党委、机关各部的文件签收表上的发文,打印出收文表发给各单位,限时收回文件。

(四)县团级、地师级文件一般留一份,重要的可留两份。留存文号录入计算机。

(五)余下的县团、地师级未上交市委的那部分文件,分类整理,清点打捆。销毁文件清单录入计算机。

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